Charte des données personnelles et gestion des cookies
La présente charte a pour objet de fournir à l’utilisateur une information complète sur l’usage qui est opéré par Tends de ses données à caractère personnel.
Les définitions renseignées dans les conditions générales d’utilisation sont applicables à la présente charte des données personnelles.
Dans le cadre de ses activités, Tends met à disposition de ses Utilisateurs des Services de mise en relation depuis le Site Internet accessible à l’adresse https://mydocs.re. Afin d’assurer la réalisation de ses Services, Tends est contrainte de collecter des données à caractère personnel relatives aux Utilisateurs de son Site Internet.
Soucieuse de la protection de la vie privée de l’Utilisateur et du traitement de ses données personnelles, Tends s’engage, en tant que Responsable de traitement, à respecter les dispositions du Règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016, en assurant le meilleur niveau de protection des données à caractères personnelles de ses Utilisateurs.
La présente Charte permet ainsi à l’Utilisateur de bénéficier d’une parfaite transparence quant au traitement de ses données personnelles par Tends.
I. Qui collecte les données à caractère personnel de l’utilisateur ?
la Société Tends, société par actions simplifiée au capital de 1000 €, immatriculée au RCS de Saint-Denis de la Reunion sous le numéro B 832 973 135, est le Responsable de traitement qui collecte les données à caractère personnel et met en œuvre les traitements de données.
II. Quelles sont les données personnelles collectées par Tends ?
La collecte de ces données suivantes est indispensable à la fourniture des Services par Tends.
A. Informations relatives à l’Utilisateur
Tends collecte les informations suivantes relatives à l’Utilisateur :
- Nom, prénom
- Adresse email
- Numéro de téléphone
B. Informations et documents relatifs à l’entreprise objet de la domiciliation
Les informations et documents énumérés ci-après sont collectés par la Société de Domiciliation via le Site Internet afin de se conformer aux obligations légales et réglementaires en matière de services de domiciliation d’entreprise.
L’Utilisateur est notamment informé du caractère obligatoire de la collecte de ses données. En cas d’absence de données dont le renseignement est obligatoire, Tends ne pourra pas fournir ses Services à l’Utilisateur.
Afin de générer le Contrat de Domiciliation, l’Utilisateur doit remplir un Formulaire, dans lequel il communique les informations et documents suivants sur le Site Internet :
i) Cas d’une immatriculation
Informations relatives à l’entité à domicilier
- Dénomination sociale
- Forme juridique
- Secteur d’activité
- Activité
- L’objet de la domiciliation (ex : création de structure, transfert de siège)
Identité du ou des représentants légaux ou associés :
- Nom, prénom, sexe
- Fonctions
- Date de naissance
- Nationalité
- Adresse personnelle
- Adresse email, numéro de téléphone,
- Pièce d’identité du ou des dirigeants en cours de validité
- Livret de famille
- Statut marital
- Carte Vitale
- La répartition du capital et la majorité pour les AG
- Si le dirigeant est ressortissant d’un pays hors EEE : deuxième pièce d’identité en cours de validité
- Justificatif de domicile de moins de trois (3) mois du dirigeant
- Statuts de la société à immatriculer si existant
Dans le cas où le dirigeant n’est pas la personne qui remplit les informations et communique les documents sur le Site Internet :
- Informations relatives à l’interlocuteur : nom et prénom et email ;
ii) Cas d’un transfert de siège
Informations et documents relatifs à l’entité :
- Dénomination sociale
- Forme juridique
- Secteur d’activité
- Activité
- Numéro de SIRET
- Capital social
- Statuts de la société
- Extrait K-bis de moins de troie (3) mois
- Justificatif de domicile du représentant légal
- Lieu de conservation des documents comptables le cas échéant : nom du cabinet de l’expert-comptable, adresse de l’expert-comptable
C. Informations de nature bancaire
Tends collecte les données relatives au mode de paiement par l’Utilisateur.
Paiement par prélèvement SEPA
Le paiement se fait par prélèvement SEPA, Tends utilise le système de prélèvement automatique sécurisé.
En optant pour le mode de règlement par prélèvement SEPA, l’Utilisateur accepte sans réserve les conditions générales d’utilisation du Crédit Agricole La Réunion, accessibles à l’adresse suivante :
https://www.credit-agricole.fr/ca-reunion/
III. quelles sont les finalités de la collecte des données personnelles de l’utilisateur ?
Tends n’est autorisée à utiliser les données personnelles de ses Utilisateurs que si elle dispose d’une base juridique valable et doit s’assurer de disposer d’une ou de plusieurs des bases juridiques suivantes :
- L’exécution du contrat
- L’exécution d’une obligation légale
- L’intérêt légitime du Responsable de traitement
- Lorsque l’Utilisateur a donné son consentement.
Tends est amenée à collecter et à enregistrer des données à caractère personnel de ses Utilisateurs pour :
A. Assurer la fourniture des Services
Tends utilise les informations personnelles de l’Utilisateur aux fins de lui fournir les Services consistant en la mise en relation entre l’Utilisateur une Société de Domiciliation aux fins de permettre à l’Utilisateur de conclure un Contrat de Domiciliation avec une Société de Domiciliation.
Les données personnelles renseignées par les Utilisateurs permettent en outre à Tends d’assurer un suivi de la fourniture des Services et des éventuelles réclamations des Utilisateurs.
Le renseignement des données personnelles collectées aux fins de la fourniture des Services sur le Site Internet ou par mail est obligatoire.
En leur absence, le Service de domiciliation ne pourra être correctement fourni.
Ces données ne sont transmises aucunement transmises à des Tiers au groupe.
B. Gérer les paiements
Tends est dans l’obligation de collecter les informations bancaires de l’Utilisateur afin de pouvoir encaisser le Prix, qui désigne la contrepartie financière (i) à la prestation de Domiciliation fournit par la Société de Domiciliation au profit de l’Utilisateur et (ii) aux services fournis par Tends consistant en la mise en relation entre l’Utilisateur et la Société de Domiciliation via le Site Internet.
La conservation des données bancaires de l’Utilisateur est strictement limitée aux besoins des Services et ne saurait en aucun cas se poursuivre au-delà de la durée des Services.
L’Utilisateur déclare avoir été informé de la conservation de ses données bancaires sous forme chiffrée, par Tends, pour les besoins et pendant la durée des Services, et accepter expressément cette conservation.
C. Permettre à la Société de Domiciliation de respecter ses obligations légales et réglementaires en matière de domiciliation d’entreprise
Tends peut être contrainte de conserver les données personnelles des Utilisateurs de son Site Internet afin de permettre à la Société de Domiciliation de répondre à des exigences légales ou réglementaires (ex : vérifier l’identité d’un Utilisateur dans le but de détecter ou prévenir des fraudes).
En outre, Tends est contrainte de conserver, pendant toute la durée des Services, toutes les informations et documents relatifs à l’Utilisateur, à l’entreprise de domiciliation et à ses représentants légaux, afin de permettre à la Société de Domiciliation de se conformer aux obligations légales et réglementaires en matière de services de domiciliation d’entreprise.
D. Une finalité spécifique
Tends peut être amené à requérir le consentement de l’Utilisateur pour le traitement de ses informations personnelles pour une finalité spécifique qui lui sera indiqué. Lorsque l’Utilisateur a donné son consentement pour cette finalité spécifique, il a le droit de retirer ce consentement à tout moment.
Tends s’engage alors à cesser tout traitement d’informations de cet Utilisateur pour cette finalité.
E. Gérer la relation client et la satisfaction client
IV. les données des utilisateurs sont-elles transférées à des tiers par le responsable de traitement ?
Les données personnelles collectées sont uniquement traitées par Tends, sauf les cas suivants :
A. Communication à des tiers dans le cadre de la fourniture des Services
Les données des Utilisateurs sont nécessairement communiquées aux partenaires suivants sans lesquels la fourniture des Services serait impossible :
- La Société de Domiciliation
- Les gestionnaires de courrier et sociétés qui assurent la logistique pour la réexpédition du courrier
- La société Valorens pouvant intervenir dans le cadre de conseil ou à la souscription de mission d’expertise comptable.
B. Communication aux destinataires suivants :
Les autorités de police dans le cadre des réquisitions judiciaires concernant la lutte contre la fraude ;
C. Ces données peuvent également être transmises à des tiers dans le cadre de :
- La lutte contre la fraude et le recouvrement des impayés ;
- La réalisation d’opérations de maintenance et de développement techniques du Site Internet, des applications interne et du système d’information de Tends;
- Le recueil des avis clients ;
- L’expédition de la newsletter.
Tends peut également partager les données à caractère personnel, avec l’autorisation préalable et expresse de l’Utilisateur en cas de vente, transfert ou fusion de Tends ou d’une partie de celle-ci, ou si Tends acquiert ou fusionne avec une autre société.
Si une telle transaction a lieu, Tends s’assurera que l’autre partie respecte la législation sur la protection des données.
V. quels sont les droits des utilisateurs sur leurs données à caractère personnel ?
En application des articles 14 à 22 du Règlement 2016/679 du 27 avril 2016, toute personne physique utilisant le service a la faculté d’exercer les droits suivants :
- Un droit d’information (qui désigne la mise à disposition d’informations claires et aisément accessibles à l’Utilisateur)
- Un droit d’accès ;
- Un droit de rectification ;
- Un droit d’opposition et d’effacement au traitement de ses données ;
- Un droit d’opposition au profilage ;
- Un droit à la limitation du traitement (qui désigne le fait que TENDS ne puisse, au-delà d’un certain temps, continuer à traiter et à utiliser les données personnelles de l’Utilisateur)
- Un droit à la portabilité de ses données (qui désigne le droit de l’Utilisateur de récupérer les données qu’il a fournies et de les transférer)
- Un droit de suppression
Enfin, lorsque Tends détecte une violation de données à caractère personnel susceptible d’engendrer un risque élevé les droits et libertés de l’Utilisateur, l’Utilisateur sera informé de cette violation dans les meilleurs délais.
Ces droits peuvent être exercés auprès de Tends qui a collecté les données à caractère personnel par email à l’adresse suivante : assistance@coeurdaffaires.fr
Conformément à la réglementation en vigueur, toute demande doit être signée et accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant la signature du requérant et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse. Une réponse sera alors adressée à l’Utilisateur dans un délai de deux (2) mois suivant la réception de la demande.
VI. que deviennent les données de l’utilisateur après son décès ?
L’Utilisateur peut adresser des consignes à Tends relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès conformément à l’article 40-1 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978. L’Utilisateur peut formuler ses directives anticipées à l’adresse suivante : assistance@coeurdaffaires.fr
VII. les données des utilisateurs sont-elles envoyées hors de l’union européenne ?
Les données à caractère personnel concernant l’Utilisateur ne seront pas transmises pour les besoins des finalités définies ci-dessus à des sociétés situées dans des pays hors de l’Union Européenne.
En cas de transfert des données à caractère personnel concernant l’Utilisateur à des sociétés situées en dehors de l’Union européenne, les données ne sont transférées qu’à des société qui se sont engagées à assurer un niveau de protection des données suffisant et appropriés [notamment par des clauses contractuelles types (CCT) ou des règles internes d’entreprises (BCR)].
VIII. combien de temps les données des utilisateurs sont-elles conservées ?
L’Utilisateur est informé que les données personnelles qu’il renseigne sont conservées par Tends pendant toute la durée du Service.
Tends a déterminé que la durée de conservation des données personnelles sera fixée à la demande de l’Utilisateur (qui a communiqué sa pièce d’identité) dans le cadre de l’exercice des droits d’interrogation, d’accès, de rectification, d’opposition.
Pour plus d’informations sur les durées de conservation appliquées par Tends, l’Utilisateur est autorisé à contacter Tends à l’adresse suivante : assistance@coeurdaffaires.fr
IX. quelles sont les mesures de sécurité prises par Tends pour protéger les données des utilisateurs à caractère personnel ?
A. Mesures internes à Tends
En tant que responsable de traitement, Tends prend toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès, grâce à la sécurité du système informatique pour empêcher l’accès externe aux données personnelles des Utilisateurs.
D’autre part, lorsqu’elle a recours à des sous-traitants, Tends s’assure du respect par ceux-ci des règles liées à la protection des données.
B. La lutte contre la fraude sur Internet
Afin de sécuriser les paiements et d’assurer une qualité de service optimale, les données personnelles collectées sur le Site sont également traitées par Tends pour déterminer le niveau de risque de fraude associé à chaque transaction et, le cas échéant, aider à moduler les conditions d’exécution de celle-ci.
X. les données des mineurs de moins de 18 ans sont-elles collectées ?
Conformément aux conditions générales d’utilisation, il est nécessaire d’avoir 18 ans pour accéder au Site Internet et utiliser les Services.
XI. est-ce que Tends utilise des cookies, tags et traceurs ?
Lorsque l’Utilisateur utilise les Services de Tends, celle-ci reçoit et enregistre automatiquement certains types d’informations telles que les paramètres du navigateur Internet utilisé, les adresses IP ainsi que les identifiants de connexion.
Des « cookies » ainsi que d’autres identificateurs uniques sont ainsi utilisés afin d’obtenir ces informations lorsque le navigateur ou l’appareil de l’Utilisateur accède au Site Internet.
A. Qu’est-ce qu’un Cookie ?
Le terme cookie englobe plusieurs technologies permettant d’opérer un suivi de la navigation et des actions de l’internaute. Ces technologies sont multiples et en constante évolution. Il existe notamment, les cookies, tag, pixel, code Javascript.
Le cookie est un petit fichier texte enregistré par le navigateur de votre ordinateur, tablette ou smartphone et qui permet de conserver des données utilisateur afin de faciliter la navigation et de permettre certaines fonctionnalités.
B. Pour quelles raisons des cookies, tags et traceurs sont-ils utilisés ?
Les cookies sont utilisés par Tends afin de mémoriser les préférences de l’Utilisateur, d’optimiser et améliorer l’utilisation du Site Internet par l’Utilisateur en fournissant un contenu qui est plus précisément adapté à ses besoins.
C. Les Cookies que Tends émet sur le site permettent :
- D’identifier l’Utilisateur lors de sa connexion sur le Site ;
- De déterminer les paramètres du navigateur Internet de l’Utilisateur, tels que le type de navigateur utilisé et les plug-ins qui y sont installés ;
- D’établir des statistiques et volumes de fréquentation et d’utilisation des divers éléments composant nos services (à l’aide de cookies de mesure d’audience) ;
- D’adapter la présentation du Site Internet selon le terminal utilisé ;
- D’adapter la présentation du Site Internet selon les affinités de chaque Utilisateur ;
- D’optimiser les services proposés sur le Site Internet ;
- De Communiquer avec l’Utilisateur de manière ciblée.
Seul l’émetteur d’un cookie est susceptible de lire ou de modifier des informations qui y sont contenues.
Certains cookies sont installés jusqu’à la fermeture du navigateur de l’Utilisateur, d’autres sont conservés pendant plus longtemps.
Pour pouvoir offrir un service optimal à l’Utilisateur, le Site Internet utilise les fonctions de différents services d’analyse de cookies tels que « Google Analytics ».
D. Paramétrage du logiciel de navigation
L’Utilisateur peut configurer le logiciel de navigation pour que des cookies soient enregistrés dans son terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon son émetteur.
L’Utilisateur peut également configurer son logiciel de navigation pour que l’acceptation ou le refus des cookies lui soient proposés ponctuellement, avant qu’un cookie soit susceptible d’être enregistré dans son terminal.
E. Comment exercer ce choix, selon le navigateur utilisé ?
Pour la gestion des cookies, la configuration de chaque navigateur est différente.
La section « aide » de la barre d’outils de la plupart des navigateurs indique comment refuser les nouveaux « cookies » ou obtenir un message qui signale leur réception, ou encore comment désactiver tous les « cookies ».
Les cookies que Tends émet sont utilisés aux fins décrites ci-dessus, sous réserve des choix de l’Utilisateur, qui résultent des paramètres de son logiciel de navigation utilisé lors de sa visite sur le Site et de son accord en cliquant sur le bouton « ok » de la bannière concernant les cookies.
Plusieurs possibilités sont offertes à l’Utilisateur pour gérer les cookies. Tout paramétrage de l’Utilisateur sur l’utilisation des cookies sera susceptible de modifier sa navigation sur Internet et ses conditions d’accès à certains services nécessitant l’utilisation de cookies.
L’Utilisateur peut faire le choix à tout moment d’exprimer et de modifier ses souhaits en matière de cookies, par les moyens décrits ci-dessous.
Pour Internet Explorer™,
Pour Safari™,
Pour Chrome™,
Pour Firefox™,
Pour Opera™.
F. Cookies de comportement
Tends ne collecte ni traite à ce jour d’informations personnelles dit « de comportement » de l’Utilisateur, tel que défini par l’Ordonnance n° 2011-1012 du 24 août 2011 relative aux communications électroniques.
Toute mise en place de cookie de comportement sur le Site par Tends fera l’objet au préalable d’une autorisation expresse et préalable de l’Utilisateur.
XII. le délégué à la protection des données de Tends
Dans le cadre du Règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016, Tends a nommé un Délégué à la protection des données :
Arnaud LEGRAND
Responsable du Pôle Informatique.
assistance@coeurdaffaires.fr